La présente politique d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels vise à informer les utilisateurs des types de renseignements personnels recueillis par l’OORGC dans le but de s'acquitter de ses responsabilités légales.

L’OORGC a établi cette politique pour refléter les valeurs fondamentales qui l’animent, à savoir la transparence et le fait de travailler dans le meilleur intérêt du public, en accordant la même importance au respect de la législation relative à la protection de la vie privée qu’à la protection des renseignements personnels.

Définitions

Renseignements personnels : Renseignements, quels que soit leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Ils excluent toutefois le nom, le titre, les coordonnées ou la désignation d’un particulier qui servent à l’identifier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles.

Dossier : Renseignements créés, reçus et conservés comme preuve et aux fins d’information, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement, sous la garde et le contrôle de l’OORGC, pour l’application de la Loi de 2015 sur les services de gestion des condominiums.

Principes 

Responsabilité

L’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums (OORGC) a nommé un agent chargé de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui sera responsable du respect des principaux éléments de la présente politique, y compris la surveillance et la responsabilité de l'OORGC en matière de :

  • protection des renseignements personnels
  • réponse aux demandes de renseignements sur la protection des renseignements et plaintes à ce sujet
  • réponse aux demandes d’accès à l’information

Définition du but et de l’utilisation

L’OORGC recueille certains renseignements personnels pour répondre aux demandes de renseignements du public et pour mieux comprendre l’utilité de ses services pour le secteur des condominiums.

Par exemple, l’OORGC utilise Google Analytics sur son serveur Web pour recueillir des renseignements démographiques de base, comme l’âge, le sexe et l’emplacement géographique, ainsi que des renseignements techniques sur les appareils ou machines des utilisateurs, notamment l’adresse IP, le type de navigateur et les systèmes d’exploitation.

Ces renseignements sont nécessaires pour améliorer les fonctions en ligne du système et peuvent servir à mieux comprendre les secteurs des condominiums dont les besoins sont les plus grands. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de refuser l’utilisation de vos données, visitez la page  : Comment nous utilisons les données que nous collectons lorsque vous utilisez les sites ou les applications de nos partenaires.

L'OORGC recueille des renseignements concernant les parties à une demande déposée par son système de licence en ligne.

Voir le principe régissant la communication et la conservation des renseignements ci-dessous.

Consentement

L’OORGC recueillera des renseignements personnels uniquement après en avoir obtenu directement l’autorisation de la personne concernée, non pas d’un tiers.

Toutefois, dans certains cas, l’OORGC pourrait divulguer des renseignements à un tiers sans avoir obtenu l’autorisation du particulier concerné si, par exemple, les renseignements sont nécessaires pour répondre à une urgence ou s’il est tenu par la loi de les communiquer.

Communication et conservation

Lors de la collecte des renseignements, l’OORGC informera l’utilisateur que des renseignements à son sujet sont recueillis et des raisons pour lesquelles ils sont nécessaires.

Le personnel de l’OORGC peut visualiser et télécharger tout document fourni à l’Office. Aucune partie n’est tenue de renvoyer les documents reçus par l’entremise du système de licence du CMRAO.

Toutes les communications et tous les documents que l’OORGC juge injurieux, menaçants ou en lien avec un acte criminel, ou laissant entendre qu’un acte criminel sera commis, pourront être conservés indéfiniment par l’OORGC et des mesures appropriées seront prises.

L’OORGC pourrait à l’occasion transférer des renseignements personnels à un tiers qui agit en son nom ou pour son compte afin d’appuyer des activités de traitement des données, comme la prestation de services ou pour évaluer l’utilité du site Web de l’OORGC. L’accès à un tiers ne sera accordé que si celui-ci peut démontrer que ses mesures de protection de l’information sont comparables à celles de l’OORGC. Consultez le principe des mesures de sécurité ci-dessous. L’OORGC élaborera éventuellement une politique sur la conservation des dossiers et le calendrier de conservation connexe, afin de se conformer aux exigences pour éliminer les renseignements qui ont été utilisés à ses fins commerciales.

Accès à l’information

L’OORGC est ouvert au sujet de ses méthodes de gestion de l’information et il s’efforcera de répondre à toutes les demandes de renseignements, selon les modalités prévues par la loi et dans l’intérêt supérieur du public.

Exactitude

L’OORGC a mis en place des politiques et des procédures pour assurer l’exactitude et l’intégrité des données contenues dans ses systèmes en ligne.

Si une personne conteste l’exactitude des renseignements à son sujet contenu dans les dossiers de l’OORGC, elle a le droit de demander qu’on les corrige et que l’OORGC les mette à jour.

L’OORGC s’efforcera de répondre à toutes les demandes d’accès à l’information dans les 30 jours suivant la présentation des demandes.

Mesures de sécurité

L’OORGC a mis en place des mesures de protection de la confidentialité et de l’information pour protéger les renseignements personnels contre tout accès, divulgation, copie et modification non autorisés. Parmi ces mesures de sécurité, citons :

  • le cryptage de tous les systèmes contenant des renseignements personnels
  • le déchiquetage des documents papier
  • le droit d’accès réservé aux personnes dont les fonctions exigent la consultation de ces renseignements

Contestation d’une décision

Les personnes qui ne sont pas satisfaites de la réponse de l’OORGC peuvent demander à l’OORGC de revoir la décision. La demande doit être présentée par écrit à l’agent chargé de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et décrire l’aspect de la réponse que le demandeur souhaite que l’on examine. L’OORGC communiquera la décision finale ou la date à laquelle la décision sera rendue au demandeur dans les 30 jours suivant la présentation de sa demande.

Examen de la présente politique

La présente politique sera révisée chaque année par les cadres supérieurs ou le conseil d’administration de l’OORGC pour s’assurer qu’elle atteint toujours le but recherché.

 Une politique de conservation des dossiers et un calendrier de conservation connexe seront mis au point pour répondre aux exigences liées à l'élimination des renseignements après leur usage.